Hilfe und FAQ zum efDialog

Über den efDialog können Sie auf gesichertem und verschlüsseltem Weg direkt mit Ihrer Bewilligungsstelle bzw. Ihrem Auftraggeber kommunizieren, also Informationen und Dateien austauschen.

Die Nutzung des efDialog gegenüber gängigen E-Mail Diensten hat mehrere Vorteile. Die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten sind deutlich höher. Die über den efDialog versandten Dokumente haben zudem eine höhere Beweiskraft und werden anerkannt.

Auf der Startseite des efDialog haben Sie die Möglichkeit, sich zu registrieren. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, wird eine E-Mail an die von Ihnen im Rahmen der Registrierung angegebenen Adresse versendet. In dieser E-Mail finden Sie einen Link zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse.

Nach der Registrierung und Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse rufen Sie bitte im Formularcenter des efDialog das vorausgefüllte Formular „efDialog Erklärung“ auf. Die „Version 1 - Registrierung vor Antragstellung“ verwenden Sie bitte dann, wenn Sie beabsichtigen einen Antrag auf EFRE-Förderung bei der bewilligenden Stelle einzureichen. Die „Version 2 – Registrierung für bewilligte Vorhaben“ können Sie verwenden, wenn Ihr Vorhaben durch die bewilligende Stelle bereits genehmigt worden ist. Bitte ergänzen Sie die fehlenden Angaben vollständig.

Die ausgedruckte und von Ihnen unterschriebene efDialog-Erklärung senden Sie dann bitte an die Stelle, die Ihr gefördertes Vorhaben bewilligt bzw. Ihren Auftrag erteilt hat.

Der efDialog ist ein Angebot des Landes Berlin, um den Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen Ihnen und Ihrer bewilligenden Stelle sicherer und komfortabler zu gestalten. Sie sind grundsätzlich nicht zur Nutzung des efDialog verpflichtet. Auf Antrag kann auch der Informationsaustausch in Papierform akzeptiert werden.

Sie können den efDialog nutzen, nachdem Sie sich registriert und die vollständig ausgefüllte und unterschriebene efDialog-Erklärung an Ihre bewilligende Stelle gesandt haben.

Diese muss Ihr Vorhaben (Projekt, Vertrag etc.) mit Ihrer efDialog-ID verknüpft haben.

Es besteht leider keine Möglichkeit, den Nutzungsbedingungen für den efDialog zu widersprechen. Wenn Sie mit den Nutzungsbedingungen nicht einverstanden sind, ist keine Nutzung möglich.

Sofern Sie Fragen zu den Nutzungsbedingungen haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an die EFRE-Verwaltungsbehörde (E-Mail-Adresse: ↗ efre-it@senweb.berlin.de).

An den Browser werden zur vollständigen und fehlerfreien Nutzung des efDialog einige Mindestanforderungen gestellt. Diese Mindestanforderungen werden unter anderem von folgenden Browsern erfüllt:

- Mozilla Firefox

- Google Chrome

- Apple Safari

- Opera Software Opera

- Microsoft Edge

- Mozilla Firefox

Beachten Sie bitte, dass zur Nutzung des efDialog Cookies und JavaScript aktiviert sein müssen.

Ihre efDialog-ID erhalten Sie bei der erstmaligen Anmeldung im efDialog angezeigt sowie per E-Mail.

Sie wird außerdem im efDialog innerhalb der Funktionsansicht „Zugang verwalten“ angezeigt.

Darüber hinaus wird eine efDialog-ID eingeblendet, wenn Sie in der Vorhabenübersicht oder direkt in den Vorhabendetails den Mauszeiger über den/die Namen der dort genannten Person/en führen.

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, steht Ihnen im efDialog die „Passwort vergessen“-Funktion zur Verfügung.

Bei Verlust / Diebstahl oder Missbrauch Ihrer Zugangsdaten informieren Sie bitte umgehend den Helpdesk des Betreibers EWERK DIGITAL GmbH mit den Stichwörtern "efDialog Berlin" und "Sperranzeige" (E-Mail-Adresse: ↗ helpdesk@ewerk.support). Sofern möglich, ändern Sie bitte umgehend Ihre Zugangsdaten / das Passwort im efDialog.

Um sich anmelden zu können, müssen Sie registriert sein. Sollten Sie bereits registriert sein, überprüfen Sie bitte die verwendete efDialog-ID und Ihr Passwort auf mögliche Tippfehler.

Stellen Sie sicher, dass Ihnen ein störungsfreier Internetzugang zur Verfügung steht.

Wenn es sich um eine technische Störung auf Seiten des efDialog handelt, wird in der Regel eine entsprechende Wartungsmeldung eingeblendet.

Beachten Sie bitte, dass zur Nutzung Cookies und JavaScript in Ihrem Browser aktiviert sein müssen.

Sollten Sie das Problem nicht mit den beschriebenen Maßnahmen lösen können, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk des Betreibers EWERK DIGITAL GMBH (E-Mail-Adresse: ↗ helpdesk@ewerk.support) mit dem Stichwort "efDialog Berlin" und einer Beschreibung Ihres Problems.

Es kann mehrere Ursachen haben, weshalb Sie Ihr Vorhaben (Projekt, Vertrag etc.) nicht im efDialog sehen können.

Bitte überprüfen Sie, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse nach der Registrierung oder Änderung schon bestätigt haben. Ohne eine Bestätigung der E-Mail-Adresse können keine Vorhaben mit Ihrer efDialog-ID verknüpft werden. Um diese Bestätigung nachzuholen, können Sie bei Bedarf auch einen neuen Bestätigungslink im efDialog unter „Zugang verwalten“ anfordern.

Ihr Vorhaben können Sie auch nur dann im efDialog sehen, wenn es durch Ihre Bewilligungsstelle bzw. Auftraggeber im efREporter4 (Anwendung für die Verwaltung der EU-Fördermittel) mit Ihrer efDialog-ID verknüpft wurde.

Bitte prüfen Sie, ob Sie im richtigen efDialog registriert sind. Der efDialog wird in den Bundesländern Berlin und Sachsen-Anhalt angeboten.

Zur Klärung können Sie sich an Ihre Bewilligungsstelle bzw. Ihren Auftraggeber wenden.

Sie können den efDialog für alle Vorhaben nutzen, die mit Ihrer efDialog-ID verknüpft worden sind. Ihrer efDialog-ID können mehrere Vorhaben zugeordnet werden.

Ja, Sie können bis zu drei Stellvertretungen je Vorhaben (Projekt, Vertrag etc.) einrichten.

Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit ist es nur möglich, je Vorhaben (Projekt, Vertrag etc.) eine begrenzte Anzahl an Stellvertretungen einzurichten. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, diese Stellvertretungen zu löschen oder zu ändern.

Eine Stellvertretung muss selbst über einen Zugang zum efDialog verfügen (d.h. registriert sein). Erst dann kann der Stellvertretung ein Vorhaben zugewiesen werden. Sie benötigen dazu die efDialog-ID Ihrer Stellvertretung. Beachten Sie bitte die Ausführungen und Pflichten in den Nutzungsbedingungen und der efDialog-Erklärung.

Wenn Sie im efDialog eine neue Nachricht empfangen, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Hierzu wird die E-Mail-Adresse verwendet, welche Sie bei der Registrierung angegeben oder ggf. später geändert haben. Ihre aktuell hinterlegte E-Mail-Adresse können Sie unter der Funktion „Zugang verwalten“ einsehen.

Sie können je Vorhaben (Projekt, Vertrag etc.) maximal zwei Nachrichten als Entwurf anlegen. Damit Sie eine weitere Nachricht anlegen können, müssen Sie zuvor eine der Nachrichtenentwürfe absenden oder löschen.

Eine Datei die einer Nachricht beigefügt werden soll, darf eine maximale Größe von 100 MB haben. Diese Beschränkung bezieht sich auf die einzelne Datei.

Sie können einer Nachricht maximal 100 Dateien beifügen.

Sie können einer Nachricht alle gängigen alle Arten von Dateien beifügen. Dabei können Sie folgende Formate verwenden:

- .pdf

- .png

- .jpg und .jpeg

- .mp3 und .mp4

- .docx

- .xlsx

- .pptx

- .csv

- .txt

- .rtf

Wenn Sie Office-Anwendungen wie LibreOffice verwenden, speichern Sie bitte Ihre Dokumente im entsprechenden Format ab.

Das Hoch- bzw. Herunterladen von Anhängen kann ab einer Geschwindigkeit von 10 KByte/Sekunde vorgenommen werden. Ist die jeweilige Verbindung langsamer, wird die Verbindung abgebrochen.

Alle Dateien werden vor dem Hochladen auf Viren untersucht. Werden hier verdächtige Inhalte festgestellt, kann die Datei nicht hochgeladen werden. Sie werden mit einer Fehlermeldung entsprechend informiert.

Alle Dateien werden vor dem Hochladen auch auf die richtigen Dateiformate überprüft. Wurde eine Datei fehlerhaft formatiert, kann sie ebenfalls nicht hochgeladen werden

Sie können im efDialog Nachrichtenanhänge mit sensiblen personenbezogenen anderen besonders schützenswerten Daten vor dem Versand oder nach dem Empfang als vertraulich kennzeichnen. Eine Erläuterung zur Kennzeichnung ist im Handbuch im Abschnitt „Nachricht anlegen und bearbeiten (Entwurf)“ enthalten.

Hinweis: Die Kennzeichnung kann jederzeit sowohl von der bewilligenden Stelle als auch von Ihnen geändert werden.

Gemäß Artikel 4 Absatz 1 Verordnung (EU) Nr. 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Damit sind also alle Informationen umfasst, die etwas über die betroffene Person aussagen können, insbesondere:

- Name und Adresse der Person,

- Fotos von der Person,

- E-Mailadresse und Internet-Adresse,

- Einzelangaben zu etwaigen Titeln, Geschlecht, Größe, Haarfarbe etc.

Als sensible Daten werden die besonderen Arten personenbezogener Daten im Sinne des § 3 Absatz 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bezeichnet. Im Sinne der Norm sind dies solche Angaben über:

- rassische und ethnische Herkunft,

- politische Meinung,

- religiöse oder philosophische Überzeugung,

- Gewerkschaftszugehörigkeit,

- Gesundheit und

- Sexualleben.

Es können aber auch andere Daten als sensibel eingeschätzt werden. So können z.B. auch Informationen über Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, Kontoinformationen oder Verträge als sensibel zu werten sein.

Es können nur Nachrichten gelöscht werden, die als Entwurf gespeichert worden sind. Aufgrund der erhöhten Datensicherheit und Beweiskraft des efDialog gegenüber gängigen E-Mail Diensten ist ein Löschen von bereits gesendeten oder empfangenen Nachrichten nicht möglich.

Durch mehrmalige Anwendung sicherheitsrelevanter Funktionen wird eine Schutzfunktion des efDialog ausgelöst, welche Missbrauch verhindern soll.

Wenn Sie Ihren Zugang über die entsprechende Funktion im efDialog löschen, können Sie auch die mit Ihrer efDialog-ID verknüpften Vorhaben nicht mehr einsehen, alle bisher entworfenen, gesendeten und empfangenen Nachrichten nicht mehr lesen oder bearbeiten sowie die sonstigen mit der Anmeldung verbundenen Funktionen nicht mehr nutzen.

Sie sollten daher sicherstellen, dass Sie alle relevanten Nachrichten und Dokumente auf Ihnen zur Verfügung stehenden Speichermedien sichern, bevor Sie Ihren Zugang löschen.

Bitte informieren Sie nach Löschung Ihres Zugangs zum efDialog auch Ihre bewilligende/n Stelle/n.

Wenn Ihr Vorhaben beendet bzw. vollständig abgeschlossen ist, können Sie dieses Vorhaben weiterhin über das efDialog einsehen sowie alle bisher zu diesem Vorhaben entworfenen, gesendeten und empfangenen Nachrichten lesen.

Sobald Ihr Vorhaben vollständig abgeschlossen ist oder falls Ihrem Vorhaben die Förderfähigkeit aus dem EFRE aberkannt wird, können Sie keine neuen Nachrichten mehr anlegen oder ungesendete Nachrichten bearbeiten.

Alle bisher empfangenen und gesendeten Nachrichten stehen Ihnen also weiterhin zur Verfügung.

Sobald Ihr Vorhaben vollständig abgeschlossen ist oder falls Ihrem Vorhaben die Förderfähigkeit aus dem EFRE aberkannt wird, können Sie keine neuen Nachrichten mehr anlegen oder Nachrichtenentwürfe bearbeiten.

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den Betreiber EWERK DIGITAL GmbH (E-Mail-Adresse: ↗ helpdesk@ewerk.support). Verwenden Sie bitte das Stichwort "efDialog Berlin".

Inhaltliche Fragen oder Fragen zur Anwendung richten Sie bitte an Ihre Bewilligungsstelle bzw. Ihren Auftraggeber.

Darüber hinaus steht Ihnen im Formularcenter des efDialog ein Handbuch zur Verfügung, das Ihnen Hinweise zum Aufbau und der Nutzung des efDialog gibt.